POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET D’ACCÈS À L’INFORMATION

Préambule
Le présent document établit la Politique de confidentialité et d’accès à l’information qui est suivie par Tennis Québec. Cette politique énonce des lignes directrices qui régissent :
    -    La cueillette des renseignements personnels;
    -    Le consentement aux renseignements personnels;
    -    L’exactitude et la conservation des renseignements personnels;
    -    La protection des renseignements personnels; et
    -    L’accès aux renseignements personnels.

Les dispositions de la Politique de confidentialité et d’accès à l’information ont pour but de compléter et de promouvoir les exigences qui découlent de l'application des lois et des statuts de Tennis Québec, et de s'y conformer.

Lignes directrices régissant les renseignements personnels

A)    Cueillette des renseignements personnels

1.    Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier.

2.    Sauf dans les cas où la Loi sur la protection des renseignements personnels l’oblige, Tennis Québec maintient le caractère confidentiel de tous les renseignements obtenus des membres tels que le nom, le numéro de téléphone, l’adresse domiciliaire et l’adresse électronique.

3.    Tennis Québec recueille des renseignements fournis par écrit ou verbalement par ses membres afin de remplir les objectifs et le mandat qui lui sont donnés et qui peuvent être décrits comme suit :

•    Communiquer avec les membres et identifier leurs besoins et attentes;
•    Fournir aux membres des produits, services et renseignements;
•    Permettre aux organismes affiliés et aux fournisseurs d’offrir aux membres des produits, services et renseignements;
•    Gérer les relations avec les membres; et
•    Respecter les obligations légales et/ou réglementaires.

4.    Tennis Québec recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels à des fins considérées comme raisonnables dans les circonstances et seulement les renseignements nécessaires afin de fournir des produits, services ou renseignements aux membres.

5.    L’utilisation faite des renseignements personnels se limite aux buts décrits dans la politique.

6.    Tous les renseignements concernant les membres sont conservés sous le sceau de la confidentialité et, sauf exception, les renseignements ne peuvent être divulgués à quiconque à moins que le membre l’ait expressément ou implicitement autorisé.

7.    Tennis Québec divulgue le nom, le numéro de téléphone et l’adresse domiciliaire et l’adresse électronique de ses membres à Tennis Canada, aux fournisseurs privilégiés lorsque cette utilisation constitue un service et lorsque l’information est utile pour les membres. Tennis Québec détient l’engagement écrit de Tennis Canada à respecter les exigences particulières régissant l’utilisation de ces renseignements.

8.    Dans les cas où Tennis Québec est obligée de divulguer des renseignements sans le consentement de la personne concernée, elle ne divulguera aucun renseignement supplémentaire à ce que les circonstances exigent.

B)    Consentement aux renseignements personnels

9.    À moins que la loi ne l’autorise, aucun renseignement personnel ne sera recueilli sans avoir au préalable obtenu le consentement de la personne concernée par la collecte, l’utilisation et la diffusion de ces renseignements. Tennis Québec peut toutefois demander à cette personne son consentement pour utiliser et divulguer ses renseignements personnels après leur collecte dans le cas où Tennis Québec tient à utiliser ces renseignements personnels dans un but non précisé dans la présente politique ou non préalablement consenti.

10.    Lorsqu’un membre y consent, ses coordonnées seront utilisées par Tennis Québec aux seules fins énoncées dans la présente politique. Si le membre refuse d’accorder son consentement, alors Tennis Québec n’utilisera ses coordonnées qu’à la seule fin de communiquer avec lui et ne devra divulguer ces renseignements à quiconque. Advenant qu’un membre n’indique pas s’il consent ou non, le fait de soumettre ces renseignements équivaut à son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels à cette fin.
 
11.    Si un membre veut retirer son consentement, le membre doit communiquer par écrit son refus à Tennis Québec.

C)    Exactitude et conservation des renseignements personnels

12.    Tennis Québec veille à ce que tout renseignement personnel fourni par ses membres et en sa possession soit exact, actuel et aussi complet que requis pour les fins auxquelles Tennis Québec utilise ce renseignement. Si Tennis Québec découvre que les renseignements sont inexacts, incomplets ou périmés, elle révisera les renseignements personnels et, si besoin en est, fera en sorte que les tiers à qui ces renseignements inexacts ont été fournis puissent également corriger leurs dossiers.

13.    Les renseignements sur les anciens membres ne sont pas corrigés et Tennis Québec ne peut en garantir l’exactitude.

14.    Tennis Québec conserve les renseignements personnels de ses membres tout au long de la relation active entre les deux parties. Tennis Québec conservera les renseignements pour une période maximale de 7 ans après la cessation des relations entre le membre et Tennis Québec.

15.    Les renseignements personnels sont conservés au siège social de Tennis Québec sis à Montréal.

D)    Protection des renseignements personnels

16.    Tennis Québec s’engage à maintenir un niveau adéquat de sécurité physique, procédurale et technique dans ses bureaux et ses locaux réservés à l’entreposage des renseignements afin d’empêcher toute forme non autorisée d’accès, de divulgation, de reproduction, d’utilisation ou de modification des renseignements personnels de ses membres. Ce principe s’applique également à la manière dont Tennis Québec se départit ou détruit les renseignements personnels.

17.    Seules les personnes dûment identifiées par la direction générale de Tennis Québec sont autorisées à prendre connaissance et à traiter les renseignements personnels confiés par les membres.

18.    Tennis Québec procède à la vérification régulière des procédures et des mesures de sécurité.

E)    Accès aux renseignements personnels

19.    Tennis Québec autorise tout membre à prendre connaissance des renseignements personnels qu’elle détient sur ce membre. Tennis Québec répondra à la requête dans les trente (30) jours de sa réception. Si Tennis Québec décide de ne pas donner suite à la requête, elle donnera à la personne qui en fait la demande, les motifs justifiant la non-divulgation.
 
20.    Tennis Québec ne facturera pas un membre pour avoir vérifié ou corrigé ses renseignements personnels.

F)    Visites sur le site Internet de Tennis Québec

21.    Les visiteurs du site Internet de Tennis Québec ne sont pas tenus de révéler leurs coordonnées personnelles identifiables. Ces renseignements ne peuvent être transmis passivement par des moyens électroniques.

22.    Le serveur Web ne recueille pas les renseignements des visiteurs sous forme d’adresse de domaine ou de protocole Internet (IP), mais recueille des renseignements concernant les pages qui ont été consultées. Cette information est à usage interne uniquement et sous forme agrégée, afin de mieux servir les visiteurs du site en aidant Tennis Québec à :

-    Améliorer le site;

-    Diagnostiquer tout problème technique; et

-    Bonifier le contenu du site.

23.    Tennis Québec utilise la technologie des mouchards électroniques ou
« cookies ». Les mouchards électroniques communiquent des informations au serveur de Tennis Québec et s’effacent dès que les utilisateurs sortent du navigateur Web ou qu’ils éteignent leur ordinateur.

24.    Pour toute question au sujet de l’accès aux renseignements personnels, le mode de collecte, d’utilisation, de gestion ou de divulgation des renseignements personnels ou de la présente politique, veuillez communiquer avec Martin Gariépy (directeur du développement régional et projets spéciaux) au (514) 270-6060 ou par courriel : martin.gariepy@tennis.qc.ca.